2　文書は，正確，迅速，ていねいに取り扱い，常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め，処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

3　文書は，課長の許可を得ないで職員以外の者にその内容を告げ，謄写若しくは閲覧させ，又はその写しを与えてはならない。

2　文書取扱責任者は，課長補佐をもって充てる。ただし，課長補佐が不在の課にあっては，課長が指定した者をもって充てる。

3　課長は，文書取扱責任者の事務を補助させるため，係ごとに1人ファイル担当者を指定する。

4　課長は，毎年4月1日に文書取扱責任者及びファイル担当者の氏名を書面により総務課長に報告しなければならない。ただし，文書取扱責任者又はファイル担当者が異動したときは，その都度報告するものとする。

2　令達文書の種別は，次のとおりとする。

3　一般文書の種別は，次のとおりとする。

4　議案書　議会において議決すべき事件について，町長又は議員が議会に提出するために作成した書面

5　契約文書　一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意志の合意の内容を明らかにした書面

6　その他の文書の種別は，次のとおりとする。

2　文書のあて先人に付ける敬称は，「様」を用いるものとする。ただし，次に掲げるものについては，この限りでない。

2　前項の文書中に町で受領すべきでないものがあるときは，直ちに返却，転送その他必要な措置をとらなければならない。

3　第1項の文書中に郵便料金の未納又は不足のあるものは，官公署等から発せられたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り，その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。

2　文書取扱責任者は，所属職員に1日1回以上総務課から文書の配布を受けさせなければならない。

2　課長は，提出された文書を速やかに査閲し，文書処理簿及び供覧印欄に押印し，処理方針等必要な事項を指示して担当職員に配布しなければならない。ただし，特に重要な文書については，課長は，担当職員に配布する前に町長又は副町長の閲覧に供し，処理方針について指示を受け，他の課に関係のある事案の処理については，その写しを送付するとともに，関係課長と協議しなければならない。

3　収受文書の配布を受けた担当職員は，文書処理簿及び供覧印欄に押印後，速やかに当該文書に係る指示によって処理をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず，次に掲げるものは，起案用紙によらないことができる。この場合において，必要があると認めたときは，開示・非開示の区分印(様式第8号)を押印し，所定の事項を記入するものとする。

3　起案用紙による起案は，次に掲げるところにより行わなければならない。

2　回議を受けた上司が，起案内容に異議があるときは，起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。

3　同一事件で回議を重ねるものは，前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

2　合議を受けた事案について異議があるときは，起案した課と協議し，意見が一致しないときは，その意見を添えて回付するものとする。

3　回議書で，合議をしたときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは，合議先に承認を求め，廃案又は施行を保留する必要が生じたときは，その旨を合議先に通知しなければならない。

2　決裁の終了した起案文書(以下「決裁文書」という。)には，主管課において文書の施行の日又は発送の日を記入し，保管するものとする。ただし，利根町公告式条例(昭和55年利根町条例第1号)に基づき公布する文書については，同条例に定めるところにより総務課長が処理し，保管するものとする。

2　対内文書については，「事務連絡」とし，対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。

2　前項のただし書の規定により，公印の押印を省略する場合は，施行者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3　重要なもの又は権利の得失に関係のある文書は，決裁文書と契印(様式第13号)をしなければならない。

4　契約文書，登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には，そのとじ目に割り印しなければならない。

2　主管課は，前項の処理をし，文書発送依頼票(様式第14号)を付けて，総務課(出先機関にあっては，文書の発送を担当する者をいう。次項及び第38条第1項において同じ。)に依頼しなければならない。

3　文書を多量に発送するときは，発送の前日までに総務課にその旨を連絡しなければならない。

2　前項により文書を発送するときは，各種の取扱いを比較し，最小の経費で発送するよう努めなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず，内容証明郵便その他総務課長が総務課において郵送することが適当でないと認めるものにあっては，主管課において郵送するものとする。

2　キャビネットは，原則として保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。

3　キャビネットの増減は，文書の収納状況を調査のうえ，総務課長が決定する。

2　文書は，文書名を記載したラベルをはった個別フォルダーに収納し，キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3　前項の規定にかかわらず，キャビネットに収納することが不適当な文書については，総務課長と協議の上，その他のキャビネット，保管庫，図面庫，書棚等に収納することができる。この場合において，職員は，当該文書の名称，収納場所等を記載した所在カード(様式第17号)をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

4　現年度文書は，原則として，キャビネットの上段及び中段の引き出しに収納するものし，前年度文書は，下段の引き出しに収納するものとする。

5　処理が完結していない文書は，完結後に入れるべき個別フォルダー又は第1ガイド及び第2ガイドの下に処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し，これに入れて管理するものとする。

6　処理の完結後も常時使用する文書(以下「継続文書」という。)は，常時使用している間は，現年度文書とみなして，キャビネットに収納するものとする。

7　各課に共通する文書は，総務課長が別に定める全庁共通文書ファイル基準表に従い，整理保管しなければならない。

2　ファイル基準表は，原則として，現年度末の移替え時に作成し，翌年度末の引継ぎ時に保存番号を書き加え，確定させる方法による。

3　課長は，毎年4月末日までに，ファイル基準表及びファイル基準表総括表を2部作成し，1部を保管し，1部を総務課長に提出するものとする。

2　文書の保存期間は，法令の定め，当該文書等の効力，重要度，利用度，資料価値等を考慮して定めるものとする。

3　第1項に規定する区分の保存期間の1年未満の基準は，次に掲げるものとする。

4　文書の保存期間は，前3項に規定する区分及び基準に従い，個別フォルダーを単位とし，課長が定めるものとする。ただし，第43条第7項に規定する全庁共通文書ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については，総務課長が定めるものとする。

2　継続文書の保存期間は，継続を解除した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　総務課長は，前項の規定による引継ぎを行う場合は，原則として個別フォルダーごと保存期間別に保存箱に入れ替え，ファイル基準表の整理番号欄に当該移替えた保存箱の番号を記入するものとする。

3　総務課長は，前項の規定により入れ替えた保存箱を書庫で保存するものとする。

2　保存文書の貸出期間は，原則として，7日以内とする。

3　職員は，保存文書の抜取り，取替え，添削，転貸等をしてはならない。

2　前項の規定による通知を受けた課長は，毎年4月末日までに，保存期間が満了した文書を廃棄しなければならない。

3　第45条第1項に規定する保存期間の区分が，1年及び1年未満の文書は，保存期間が満了した時点で，課長が廃棄するものとする。

4　課長は，長期保存の文書のうち20年を経過して保存の必要がないと認めたものは，総務課長の承認を得て，廃棄することができる。

5　課長は，保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは，総務課長の承認を経て，廃棄することができる。

6　課長は，保存期間の経過した文書で更に保存する必要があると認めたときは，保存期間を延長することができる。この場合，直ちに総務課長に通知しなければならない。

7　前3項の処理を行った課長は，ファイル基準表の訂正を行い，その写しを総務課長に提出しなければならない。

2　書庫内では，喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　前項の規定により，秘密文書の指定をしたときは，文書にその旨を表示しなければならない。

2　秘密文書の全部又は一部を複写するときは，課長の許可を得なければならない。

3　前項の規定による許可を受けて秘密文書を複写したときは，当該複写した文書を当該秘密文書と同一の秘密文書としてみなす。

(施行期日)

1　この規則は，平成12年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の規定にかかわらず，利根町文書事務規程を廃止する訓令(平成12年利根町訓令第2号)による廃止前の利根町文書事務規程(昭和58年利根町訓令第4号)及び利根町文書整理保存規程を廃止する訓令(平成12年利根町訓令第1号)による廃止前の利根町文書整理保存規程(昭和58年利根町訓令第5号。以下「旧文書整理保存規程」という。)による様式については，所要の補正をした上，なお当分の間使用することができる。

3　平成12年の文書経由簿及び文書処理簿については，平成13年3月31日まで継続して使用するものとする。

この規則は，平成13年4月1日から施行する。

この規則は，平成14年10月1日から施行する。

この規則は，平成18年4月1日から施行する。

この規則は，平成19年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は，平成22年4月1日から施行する。

この規則は，平成22年4月1日から施行する。

この規則は，平成26年4月1日から施行する。

この規則は，平成27年4月1日から施行する。

この規則は，平成28年4月1日から施行する。

この規則は，平成29年4月1日から施行する。

この規則は，平成29年10月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，平成31年4月1日から施行する。

この規則は，令和3年4月1日から施行する。

この規則は，令和4年4月1日から施行する。

この規則は，令和5年4月1日から施行する。

この規則は，デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。

この規則は，令和5年10月1日から施行する。

この規則は，令和6年4月1日から施行する。