○利根町戸籍事務電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則
平成20年5月20日
規則第14号
(目的)
第1条 この規則は，戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第68条の2及び第70条第2項の規定に基づき，利根町における戸籍事務の電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係わるデータの保護に関し必要な事項を定め，戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) データとは，戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(2) 磁気ディスク等とは，磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(3) 戸籍データとは，磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除籍に関する記録をいい，その記録の媒体及び記録を出力した帳票(以下「戸籍データ出力物」という。)を含む。
(4) ドキュメントとは，戸籍情報システムの設計書，プログラム説明書，操作手引書，コード一覧表等戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) ソフトとは，戸籍情報システムを稼動させるためのプログラムをいう。
(6) 戸籍データ等とは，データ，戸籍データ，ドキュメント及びソフトをいう。
(7) 端末機器とは，戸籍情報システムにおいて，ディスプレイとキーボードにより，データの入出力を行う端末の機器をいう。
(8) 戸籍サーバとは，戸籍情報システムにおいて，機能やデータを提供するコンピュータのことをいう。
(保護管理者の設置)
第3条 戸籍情報システムに係わる戸籍情報を適正に管理し，その保護に万全を期するため，戸籍情報システム保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は，戸籍事務担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第4条 保護管理者は，次の各号に掲げる職務を行う。
(1) 戸籍データ等の管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し，適正に管理すること。
(2) データの漏洩，紛失，棄損等の防止に必要な措置を講じること。
(3) 磁気ディスク等，戸籍データ及びドキュメントを適正に管理すること。
(4) 端末操作者及び端末機器管理責任者を指名すること。
(5) 戸籍情報システムに関る防災及び防犯に備えて必要な保安措置を講じること。
(6) 事故発生時に必要な措置を講じること。
(7) 端末操作者の研修を実施すること。
(端末機器の操作)
第5条 端末機器は，戸籍業務以外に使用してはならない。
2 端末機器の操作は，端末操作者でなければすることが出来ない。ただし，保護管理者が認めた場合は，この限りでない。
3 端末機器は，来庁者から画面表示を読み取れないように配置しなければならない。
4 端末機器に関るシステム使用状況についてのリストを印字したものは，耐火保管庫に施錠して保管し，廃棄については，速やかに裁断等により復元できない方法により処分しなければならない。
(端末機器のパスワード)
第6条 保護管理者は，端末操作者を識別し，その処理する事務の範囲を限定するため，端末操作者ごとに個別のパスワードを設定し，端末操作者に付与しなければならない。
2 端末操作者は，自己のパスワードを秘密にするとともに，当該パスワードが外部に漏れないよう十分に留意しなければならない。
(戸籍データ等の管理)
第7条 保護管理者は，戸籍データ等について，定期的又は必要に応じて異常の有無を点検し，その結果を戸籍情報システム点検簿(様式第1号)に記録しなければならない。
2 端末操作者は，戸籍データ等に異常があるときは，その状況を迅速に調査するとともに，端末機器管理責任者に報告しなければならない。
3 端末機器管理責任者は，前項による報告があった場合，現状を確認し，その状況を保護管理者に報告しなければならない。
(磁気ディスク等及び戸籍データ出力物の管理)
第8条 磁気ディスク等及び戸籍データ出力物は，持ち運びが出来ない耐火保管庫に施錠して保管しなければならない。
2 磁気ディスク等については，名称，作成期日等必要な事項を磁気ディスク等管理台帳(様式第2号)に記録しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 ドキュメントは，最新の状態に維持するとともに，保管については，前条第1項の規定を準用する。
2 ドキュメントの外部への持ち出し又は複写するときは，保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバの管理)
第10条 保護管理者は，戸籍サーバを起動する者を指定し，パスワードを付与する。
2 戸籍サーバは，利根町役場庁舎内電算室に設置し，施錠の管理は，電算室管理課長が行う。
3 戸籍サーバは，専用ラックに収納し，耐震及び防犯のための固定を施すものとする。
4 戸籍サーバを収納した専用ラックは，保護管理者が施錠の管理を行う。
(戸籍データ等の保護)
第11条 戸籍データ等は，法令に定めがある場合を除き，外部に提供してはならない。
(戸籍データ等の廃棄)
第12条 戸籍データ等を廃棄するときは，保護管理者の許可を得て，裁断等により復元できない方法により処分しなければならない。
(事故発生の措置等)
第13条 保護管理者は，次の各号に掲げる事態が発生したときは，直ちに事実関係を調査し，その内容について町長に報告するとともに，関係機関への報告，応急措置，その他必要な措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムについて，回復困難な異常又は損害が発生したとき。
(2) 戸籍情報システムの運用に関して秘匿すべき情報が，外部に漏れたとき。
2 町長は，前項の報告を受けたときは，適切な措置を講じるとともに，原因を分析し，再発防止を図るものとする。
(研修の実施)
第14条 保護管理者は，戸籍の重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての研修(以下単に「研修」という。)を，年1回以上実施しなければならない。
2 保護管理者は，新任職員に対し，遅延なく研修を実施しなければならない。
(会議)
第15条 保護管理者は，戸籍情報システムの適切な管理運営を推進するため，端末操作者を招集し，必要に応じて会議を開催するものとする。
附則
この規則は，平成20年11月29日から施行する。
