○利根町総合行政ネットワークシステム文書取扱規程

平成17年3月28日

訓令第6号

(趣旨)

第1条 この規程は,総合行政ネットワークシステム文書に係る取扱いについて,利根町文書管理規則(平成12年利根町規則第12号。以下「文書管理規則」という。)に定めるもののほか必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われた措置であって,次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(2) 総合行政ネットワークシステム文書 総合行政ネットワークの電子交換システムにより交換される電磁的記録のうち,電子署名が行われる電磁的記録をいう。

(3) 電子文書 総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用した文書その他の電磁的記録(総合行政ネットワークシステム文書を除く。)をいう。

2 前項に定めるもののほか,この規程の用語の意義は,文書管理規則の定めるところによる。

(総合行政ネットワークシステム文書の受信等)

第3条 総合行政ネットワークシステム文書は,総務課長が受信するものとする。

2 総務課長は,受信した総合行政ネットワークシステム文書に電子署名が行われていることを確認後,当該総合行政ネットワークシステム文書を用紙に出力し,当該確認の日付をもって電子署名確認済印(別表第1)を押印し,直ちに主管課に配布するものとする。

(起案用紙及び文書処理簿への表示)

第4条 総合行政ネットワークシステム文書として施行する文書を含む起案文書については,起案用紙の件名及び文書処理簿の発送月日の欄に「LGWAN文書」と朱書きするものとする。

(総合行政ネットワークシステム文書の施行)

第5条 総合行政ネットワークシステム文書は,総務課において送信して施行するものとする。

2 主管課は,総合行政ネットワークシステム文書を送信しようとする場合には,電子署名を行おうとする電磁的記録を記録した記録媒体(電子メールを含む。)を決裁文書とともに総務課に提出するものとする。

3 総務課長は,前項の電磁的記録に電子署名を行い送信した後,同項の決裁文書に当該送信した日付をもって電子署名付送信印(別表第2)を押印するものとする。

4 主管課長は,前項の規定により送信した後は,文書処理簿の発送月日の欄に当該送信した日付を記入するものとする。

5 施行する総合行政ネットワークシステム文書の日付は,送信日とする。

(電子文書の受信等)

第6条 電子文書は,文書取扱責任者又は文書取扱責任者が指定した者が受信し,又は受領するものとする。ただし,電子文書のうち総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録で電子署名が行われていないものは,総務課長が受信するものとする。

2 受信し,又は受領した電子文書のうち軽易なもの以外のものについては,用紙に出力し,文書管理規則に定める手続を行うものとする。

(電子文書施行対象文書)

第7条 電子文書として施行することのできる文書は,文書管理規則第35条第1項ただし書に規定する文書とする。

(起案用紙及び文書処理簿への表示)

第8条 電子文書として施行する文書を含む起案文書については,起案用紙の件名及び文書処理簿の発送月日の欄に「電子メール文書」と朱書きするものとする。

(発信等による施行)

第9条 電子文書は,主管課において発信し,又は発送するものとする。ただし,郵送又は文書庁外使送により発送するものについては,この限りでない。

2 前項の規定により主管課が発信し,又は発送した電子文書に係る決裁文書及び文書処理簿の発送月日の欄には,当該電子文書を発信し,又は発送した職員が,当該発信又は発送を行った年月日を記入するものとする。

3 施行する電子文書の日付は,発信日又は発送日とする。

附 則

この訓令は,平成17年4月1日から施行する。

別表第1(第3条関係)

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別表第2(第5条関係)

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利根町総合行政ネットワークシステム文書取扱規程

平成17年3月28日 訓令第6号

(平成17年4月1日施行)